Les bons conseils de nos animateurs # 5 !
Planifier, communiquer, anticiper
Vous avez identifié un chouette lieu pour une fresque puis vous avez proposé une session via la billetterie ou vous avez identifié seul(e) les participants.
Vous êtes au taquet : cartes & plateau de jeu impeccables, chiffres clés et cartes révisés ! Vous êtes impatient(e) d’animer une Fresque de la Mobilité !
Voici le jour J, et paf : il manque la moitié des participants ou une partie d’entre eux a annulé au dernier moment ou pire, votre session n’a pas fait le plein et vous devez annuler… Déception, tristesse, rage et doute vous envahissent : « Damned, mais pourquoi, y’a personne !? »
C’est vrai qu’entre la planification de l’événement et la date, de longues semaines se sont écoulées, des participants ont vu leur planning évoluer et n’ont pas pensé à vous prévenir pour se faire remplacer ou tout simplement ils ont oublié.
Vous avez le même risque pour vos fresques en distanciel sur Mural. Voici quelques conseils pour limiter le nombre de « no show ».
1 – Communiquer en amont et régulièrement avec vos participants
Informez au plus tôt les participants de leur réservation, reprécisez
– la date,
– l’horaire d’accueil et de démarrage de l’atelier,
– le lieu, et si possible le moyen le plus pratique pour s’y rendre.
Si le délai entre votre annonce et le jour J est important (+ 1 mois), envoyez un email la semaine précédant l’événement.
Envoyez systématiquement un email 2 à 3 jours avant et un autre email la veille ou le matin de votre fresque. Ces communications vous prendront quelques minutes, mais vous pourrez vous retourner pour trouver de nouveaux participants en cas d’annulation et limiter le risque d’oubli.
2 – Communiquer sur différents canaux
N’hésitez pas à publier votre offre d’atelier sur la billetterie, sur les réseaux sociaux ou sur Slack, parlez-en autour de vous !
L’équipe de la billetterie est super efficace et vous aidera à maximiser vos chances de faire le plein.
3 – Soyez précis et concis dans votre communication
Utilisez les émoticônes, les pictogrammes, limitez le nombre de mots, faites des phrases courtes. Attention à bien mettre à jour le titre de votre email, d’attacher la pièce jointe… Rien de bien sorcier, mais toute communication hasardeuse pourra créer une confusion et vous risquez de perdre du monde.
Bonnes fresques !
